Cómo hacer unas actas de reunión


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En general, cuando se organiza una reunión de coordinación o directamente de organización de alguna actividad suele ser conveniente confeccionar un acta. El mejor consejo es tomar las notas directamente en la reunión y luego sólo revisarlas antes de colgarlas en la web o mandarlas a los asistentes, porque de otra forma puede darnos más pereza o podemos no recordar exactamente alguno de los puntos o, especialmente, de los acuerdos.

Si se trata de una reunión convocada en el foro lo ideal es colgar las actas en el mismo hilo, como texto (mejor enriquecido con html, markdown, etc).

No importa si la reunión es telemática o presencial, unas actas pueden ser exactamente igual de prácticas.

Os proponemos un esquema de referencia:

Editor: (nombre del editor de las actas)
Fecha: (de la edición de las actas)

Datos de la reunión (si proceden):

  • lugar:
  • fecha/hora:

Asistentes

  • asistente1
  • asistente2 …

Orden del día
(lo más eficaz para una reunión es traer un orden del día anunciado en la convocatoria)

  • punto 1
  • punto 2 …
  • seguimiento de acciones en marcha

Seguimiento de acciones en marcha

(Si teníamos acciones abiertas/pendientes ya aprobadas anteriormente revisamos y evaluamos su estado y, en su caso, las cerramos)

  • acción 1
  • acción 2 …

Discusión

  • un punto discutido
  • otro punto discutido
  • etc

Acuerdos
(una reunión pretende buscar una serie de acuerdos sobre los temas que nos han traído)
(uno de los tipos de acuerdo más importante es la asignación de tareas/acciones, en cuyo caso añadiremos el nombre de la persona al cargo)

  • acuerdo 1
  • acuerdo 2…
  • acción 1, Fulanita
  • acción 2, Menganito
  • etc

Os recomendamos encarecidamente la adopción de esta práctica: aumenta la productividad de las reuniones, clarifican perfectamente las asignaciones de tareas y los acuerdos adoptados y, casi mejor, maximiza la transparencia al resto de la organización.


¿Club Linux Almería?
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